É comum encontrarmos mesas de trabalho cheias de objetos que não tem mais importância, sejam eles papéis, garrafas e materiais de escritório espalhados. Porém, ter a mesa bagunçada pode sinalizar para seus colegas ou seu chefe, um indício de um funcionário que não sabe se organizar, que deixa sinais de desleixo e pendências.

O pior disso tudo não é o que as pessoas vão pensar de você, e sim o quanto toda essa bagunça pode prejudicar na sua produtividade. Segundo especialistas da área organizacional: “vida bagunçada, significa mente bagunçada”.

É importante que você faça uma desconstrução e se reeduque para ser mais organizado, isso só trará benefícios para sua vida. Para te ajudar, veja abaixo as nossas dicas.

• Use a teoria 5S para manter seu espaço de trabalho mais limpo e organizado

A regra dos 5S: Trata-se de uma teoria muito conhecida e utilizada por várias empresas. Criada no Japão pelo Dr. Kaoru Ishikawa, Engenheiro Químico e principal pregador dos conceitos de qualidade total no país, ele já ajudou muitas equipes a se organizarem de uma forma mais harmoniosa. Seu princípio é baseado na simplicidade e na eficiência, buscando sempre o melhor ambiente de trabalho possível.

• Os cinco mandamentos e como aplicá-los na prática 

1. Seiri:

Na tradução o “uso”, trata-se da primeira das regras. É importante que você saiba o que você precisará em sua mesa ou escritório, sejam: recursos, máquinas e ferramentas. Tudo isso para que você não invista em materiais que não serão utilizados e consequentemente, ocuparão espaço.

Aqui uma boa dica é: antes de você pedir os seus materiais ou comprá-los, faça um levantamento do que você realmente precisa. Não peça nada por capricho se isso não for necessariamente utilizado, pois além do dinheiro gasto, o espaço deve ser utilizado da melhor maneira possível.

2. Seiton:

“Organização” aqui é importante que você classifique e dê ordem ao uso para cada recurso ou ferramenta que você utilizará. Após tê-los em mãos, é importante padronizar a quantidade e o local onde cada material deverá estar.

Uma boa dica para esse mandamento na prática é a utilização de gavetas e armários. É importante lembrarmos disso, pois muitos funcionários acabam não utilizando esses locais. Salientamos que esses móveis devem ser utilizados para os itens que você não usa constantemente. O mesmo vale para um arquivo de pastas suspensas, eles são ótimos para organizar os seus documentos de trabalho, da casa e também os pessoais.

É importante lembrar que uma limpeza semestral nesses móveis também é necessária, pois de nada adiantará você acumular um monte de objetos dentro dos armários e ali deixá-los para sempre, logo isso se tornará outra bagunça.

Os organizadores plásticos também podem lhe auxiliar. Sabe aquelas caixas plásticas com gavetas? Elas servem para guardar ferramentas menores, como canetas, lápis, papéis, pendrives, post-its, entre outros. Eles não são caros e podem lhe auxiliar com aquela bagunça gigantesca que fica em cima das mesas.

3. Seiso:

“Limpeza” é como você consegue facilitar a limpeza. O ponto-chave desse mandamento é que para resolver a limpeza, a melhor solução não é limpar com antecedência e sim identificar o motivo da sujeira, buscando soluções preventivas para essa sujeira não ocorrer.

Uma boa dica para se anteceder na limpeza é eliminar o acúmulo de papéis. Não arrumar as pilhas de papel sobre a mesa só ajudam a ocupar espaço. Isso também facilita a perda de algum documento importante no meio de tanto papel inútil. Transfira tudo que você não precisa para outros locais, como por exemplo para o seu o próprio computador.

Existem diversos aplicativos que podem lhe auxiliar, arquivando a maioria desses papéis, para que você não precise se preocupar com o lugar aonde armazenará tudo.

Conheça os aplicativos que podem aumentar sua produtividade

4. Seiketsu:

“Padronização”. Padronizar o funcionamento operacional das atividades e responsabilidades de cada um dos setores. O importante da padronização é assegurar o estabelecimento de condições propícias para que os funcionários e os colaboradores consigam exercer suas atividades com exatidão.

Uma boa maneira de padronizar é ser funcional. Os equipamentos e materiais utilizados com maior frequência devem estar sempre à mão, evitando a perda de tempo para alcançá-los. Já aqueles necessários somente em poucas situações, como os arquivos, devem estar guardados em armários. Opte por deixar pouca coisa em sua mesa, isso gera um bom comportamento organizacional.

5. Shitsuke:

“Integridade” o quinto e último mandamento nos diz o mais importante: tornar cultural e rotineiro pelos funcionários as ações recomendadas nos mandamentos anteriores. De nada adiantará uma mobilização nos mandamentos se eles não fizerem parte da cultura da empresa.

O principal que você deve levar do quinto mandamento é: Sua mesa não é a sua única preocupação. A mesma preocupação com sua mesa deve estender-se aos outros espaços da empresa. Por isso, quando for utilizar o banheiro, sala de reuniões ou a cozinha, lembre sempre que seus colegas também ocupam estes locais e, assim como você, eles também desejam recebê-los em ordem.

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Esperamos que essas dicas lhe auxiliem a ser um funcionário mais organizado e produtivo.

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